「仕事において優先すべきこと」

普段仕事してる時って割り込みの仕事があったりとか、「わぁー今仕事頼んでくるー？泣」

みたいな時って結構ありますよね？

そんな時の対処法と優先すべき仕事のやり方について説明していこうと思うのでよかったら

ご覧ください☺️

『割り込んできた仕事の対処法』

割り込みの仕事ってどんな業種でもありますよねー😭

そんな時に上司や頼んでもらった人に嫌な気分にさせず気持ちよく断れたらお互いにwin-winに

なると思いませんか？

まずはそんなとっておきの方法を3つ紹介さしてもらいます。

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①「自分の今の仕事の抱えてる量を説明する。」

結構、言われるのが

今空いてる？とか週末の納期まで間に合わなさそうなんだけど手伝ってもらえるよね？

と聞かれると人って助けたくなるものだと思います。

特に頼んできた人が前にも断ってしまったな

と言う気持ちがあると余計今回は、、、

とずるずる仕事を請け負ってしまったりしちゃいますよね。

そんな時は自分のスケジュールをしっかり

朝出社した時に確認しておいて

すいませんが

13-16時までの時間はお客様の大事な資料整理があるのでと断りましょう。

そこで大事になるのはその仕事をしないことによってどのようなことが起こるのか説明をすることです。

上司や周りの人も自分の仕事が増えたり

それによって周りに影響が出てしまったりするのを嫌がるのできっと君も頑張ってるんだねと声をかけてくれると思います☺️

僕自身もよく仕事の安請け合いをしてしまう

タイプなので予定管理はなるべく徹底してやるように意識しています😭

・ポイントとして朝出社すると予定管理。　

・やるべき事をしないとどうなるかしっかり相手に説明する。

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②「予定がなかったら然るべき予定で埋める」

先程の応用編になるんですが予定がない場合は

どうすればいいんですか？

こう言う質問が読んでもらってる方の中からも出てくると思うのですが、

「予定がないなら作れ❗️」です。

大きな予定があればそれを細切れにして

小さい予定も作れるはずです。

例えば来週お客様のところに新商品のプレゼンに行くと言う予定があったとするならば

相手先の会社の情報を前もって調べなければならないし、必要な書類があればそれも目を通しておかなくてはならないはずです。

なので大きい予定があれば小さくそれに対応するやらなければならないことがあるはずです。

それが見つかれば前に挙げていた

この予定が入っててそれをやらなければこうなると言う説明が出来れば断る理由になるはずです。

・大きな仕事を細切れにする。

・それを毎日の予定に組み込み断る理由を作る。

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③「聞かれる前に普段から自分の仕事を報告する」

これも応用編になるのですが、

僕自身そうなんですが部下がどれだけの仕事を同時並行で抱えていたりするのをどれだけ把握出来てますかと聞かれると難しい部分があります。

なので同僚や上司や多部署の人に

「俺は忙しいんだから気づいてくれよ。」

ではなく「今これだけの仕事を抱えていて

いつまでに終わらせないといけないんだよ。」

と相談ベースで話してみてください。

じゃあ、周りの人もAさんは忙しいとなるので

仕事を振られることは少なくなるはずです。

まぁ毎回相談すると流石にうざがられるかもしれないので定期的にやるのをお勧めします（笑）

・周りに自分の仕事を報告する

・言いにくいのであれば相談ベースで話す。

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『問題は切り分けろ』

これはビルゲイツの言葉で目の前にある問題

例えばお客さんが来るのでお茶と一緒に出すケーキを買ってきて欲しいと言われたとします。

どんなケーキがいいだろう？

コンビニじゃ失礼に当たるかもしれないし

と色々悩んでるうちにお客さんの来る時間になってしまいました。

この場合ケーキを買ってくると言う問題と

お客さんに失礼のないケーキはどれか？

と言う問題は切り分けないといけません。

一緒の問題として当たることによって結果

ケーキを渡すだけだったのに渡すことすらできなくなってしまいました。

こう言うことって結構あると思うんですよね😞

・一つの問題をAとBに切り分ける

・AとBどちらがメインとして解決しないといけない問題が確かめる。

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『類似の仕事をカテゴライズする』

これは自動車会社のトヨタの考え方なんですが

上の文と矛盾するじゃないかと思うかもしれませんがまぁついてきてください☺️

トヨタは仕事の能率を上げるために

例えば段ボールを10箱組み立てないといけない作業があったとしてその段ボールを一つづつ

完成して中身まで入れるのでは無くて

段ボールを組み立てるだけの作業を10箱

商品を入れる作業を10箱

最後に詰めて締める作業を10箱と作業工程で

カテゴライズした方が速く仕事が終わる統計があります。

仕事で言えば電話対応するときに

他の取引先の電話を一緒にかけてしまう。

などになります。

仕事は段取りが命とよく言うので

類似の仕事をまとめて終わらすだけでもかなり

仕事の能率は上がると思うので是非試してみてください☺️

以上が仕事をする上でケントこと僕が優先していることとなります。

他にも沢山あるのでまた小出しで書き込めたらと思うので宜しくお願いします🤲